সরকারের উপদেষ্টা/মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী এবং উপমন্ত্রিদের ভ্রমণ ব্যয় খাতে অর্থ বরাদ্দ বা অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের প্রস্তাব পাঠানোর ক্ষেত্রে অনুসরণীয় বিষয় নিয়ে পরিপত্র জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ।

মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ থেকে সম্প্রতি এ বিষয়ে পরিপত্র জারি করা হয়েছে। এ পরিপত্র সব মন্ত্রণালয়ের সিনিয়র সচিব ও সচিবকে পাঠানো হয়েছে।

এতে বলা হয়, সরকারের উপদেষ্টা/মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী এবং উপমন্ত্রী সরকারি কাজে অভ্যন্তরীণ/বিদেশ ভ্রমণ করে থাকেন। তাদের ভ্রমণ খাতের ব্যয় নির্বাহের লক্ষ্যে সরকার মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রী বিষয়ক ইউনিটে অর্থ বরাদ্দ দিয়ে থাকে। সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়/বিভাগ থেকে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দ অথবা ভ্রমণ শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের লক্ষ্যে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগে বিল দাখিল করা হয়। প্রেরিত বিলের সঙ্গে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র যথাযথভাবে দাখিল না করলে এ সংক্রান্ত কার্যক্রম গ্রহণ করা সম্ভব হয় না।

এ অবস্থার পরিপ্রেক্ষিতে উপদেষ্টা/মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী এবং উপমন্ত্রীদের অভ্যন্তরীণ বা বৈদেশিক ভ্রমণের বিল সংক্রান্ত কার্যক্রম সম্পাদনের লক্ষ্যে নিচের বিষয়গুলো অনুসরণ করার জন্য নির্দেশক্রমে অনুরোধ করা হলো :

১) ভ্রমণকারীর স্বাক্ষর ও সিলসহ প্রস্তুত করা বিলের সঙ্গে নিচের প্রমাণকগুলো সংযুক্ত করতে হবে :

(ক) বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে সরকার প্রধান থেকে অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি :

(খ) যানবাহনের ভাড়ার প্রকৃত পরিমাণসহ টিকিট;

(গ) অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচি;

(ঘ) আবাসিক হোটেলের প্রকৃত পরিশোধিত বিলের কপি/প্রমাণক;

(ঙ’) বৈদেশিক মুদ্রায় পরিশোধের ক্ষেত্রে টাকার সঙ্গে বিনিময় হার সংক্রান্ত বিবরণী; এবং

(চ) অন্যান্য সকল ব্যয়ের ভাউচার/প্রমাণক।

২) সরকার প্রধান থেকে অনুমোদিত সারসংক্ষেপে উল্লিখিত ভ্রমণকালের অতিরিক্ত সময় ভ্রমণ করা হলে পুনরায় অনুমোদন গ্রহণ করতে হবে।

৩) অগ্রিম বরাদ্দের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের নির্দেশনা অনুযায়ী ৭ লক্ষ টাকার অধিক দাবি করা হলে অর্থ বিভাগের অনুমতি গ্রহণ সাপেক্ষে বিল দাখিল করতে হবে।

৪) অগ্রিম অর্থ নিয়ে ভ্রমণের ক্ষেত্রে ভ্রমণ সম্পন্নের ১মাসের মধ্যে এ অগ্রিমের সমন্বয় বিল দাখিল করতে হবে। পূর্বের অগ্রিম বিল সমন্বয় করা না হলে পরবর্তী ভ্রমণের ক্ষেত্রে অর্থ বরাদ্দ প্রদান করা হবে না।

৫) অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে নথি ব্যবস্থাপনা ও অর্থ ছাড়করণের সুবিধার্থে প্রয়োজনীয় সময় হাতে রেখে বিল দাখিল করতে হবে।

৬) বিল দাখিলের ক্ষেত্রে মূলকপিসহ মোট ৩ সেট দাখিল করতে হবে।

৭) সব ফটোকপির সত্যায়িত কপি দাখিল করতে হবে।